Les enjeux des données

Les données sont aujourd’hui des informations essentielles à la pérennisation d’un événement, la récupération et l’analyse des données deviennent cruciales pour connaître les ressentis des participants et visiteurs et ainsi améliorer l’événement d’année en année. 

La réussite d’un événement ne se réduisant pas au nombre de participants, il est également important pour l’organisateur de récupérer des données sur la satisfaction des visiteurs. Il pourra par la suite les mettre en avant auprès de ses partenaires, mais aussi les analyser en direct pour ajuster ses animations, et les utiliser pour faire évoluer l’année suivante sa programmation et ses services par exemple en prenant en compte : les moyens de transports de ses visiteurs, leurs âges, sur quelles zones de la structure ils ont le plus été, combien de temps ils sont restés sur les épreuves, leurs catégories (néophytes, amateurs ou initiés), etc.  

Pour cela, plusieurs outils existent en fonction de vos objectifs, tels que  : 
Formulaire d’inscription : 
Que l’événement soit gratuit ou payant, le formulaire vous permet de récupérer de nombreuses informations quantitatives et vous permet par la suite d’affiner votre communication, par exemple en créant trois niveaux de mailing (néophyte ; amateur ; pro).

E-mailing : 
En passant par des sites dédiés, vous pourrez suivre le taux d’ouverture, de clic et faire des statistiques sur les catégories de personne qui ne les ouvrent pas. 
Trackeurs (Tracking analytique ; Heatmaping ; Customer Journey Analytics) : 
Grâce à ces outils, ainsi que Google Analytics, vous pourrez suivre le parcours des personnes allant sur votre site internet. Cela vous permettra de déterminer quelles sont les informations qui les intéressent le plus ou celles potentiellement manquantes. De plus, vous pourrez comparer les profils des visiteurs du site internet et des visiteurs de l’événement, afin d’identifier les potentiels freins. 

Application :
En créant un outil dédié à votre structure ou en utilisant l’une des nombreuses applications existantes (Invent App, Pegasus App, Imagina, WeChain, etc.), l’application vous permet d’analyser un nombre de données très importantes, c’est probablement l’outil le plus performant pour suivre l’expérience visiteur. 

Caméras : 
Connectées à un logiciel de reconnaissance faciale fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, elles fournissent des données d’engagement, mais aussi de sentiment (« happy maps »).

Enquêtes : 
Elles peuvent être utilisées tout au long du processus événementiel. Avant le démarrage de l’événement, les enquêtes peuvent aider à découvrir les attentes et domaines d’intérêts des participants. Au cours de l’événement, des courtes enquêtes sur les sessions où les intervenants peuvent permettre de découvrir ce qui génère le plus fort taux d’engagement. Enfin, après l’événement, une enquête plus longue envoyée via email, ou proposée sur l’application événementielle ou une plate-forme d’enquête va permettre de recueillir le ressenti des participants sur l’ensemble de l’événement.

Outils de gestion des réseaux sociaux : 
Des outils (Hootsuite) peuvent vous dire quelles plates-formes sont les plus efficaces, quel est le contenu qui est le plus partagé, etc. Ils enregistrent également des opinions à travers l’analyse de sentiment lorsqu’ils sont associés avec l’intelligence artificielle.

Les objets connectés portatifs : 
Ces dispositifs contiennent des puces RFID, Bluetooth ou NFC qui pinguent des relais disséminés dans l’espace événementiel. On les trouve désormais sous toutes les formes (badges, tours de cou, smartwatch, etc.) et ils enregistrent des données d’engagement.

De nombreux autres existent, et peuvent être efficaces tout en respectant la vie privée de vos visiteurs. 

Exemple : Cashless

Le système cashless vous permet de suivre en temps réel la consommation sur chaque point de vente de l’événement. 

Cela vous permet par exemple : d’animer certaines zones pour les rendre plus attractives en cas de baisse de fréquentation, d’ajuster les tarifs de vos stands ou la programmation les années suivantes, ou encore de connaître et mettre en avant auprès de vos partenaires les résultats financiers de votre événement.

Le principe est très simple, il s’agit de cartes sous forme de bracelets que le visiteur peut charger sur place via des machines à recharger dédiées ou en ligne au moment de l’achat de son billet. Il pourra ensuite faire tous ses achats avec son bracelet grâce à des tpe dédiés, cela facilite et rend plus rapide les encaissements. De plus, les tpe des stands et points de restauration peuvent être reliés à des comptes différents, néanmoins l’organisateur aura accès à l’ensemble des données. Enfin, pour les visiteurs, il est possible de récupérer l’argent non utilisé en se connectant sur internet après l’événement. 

De nombreux prestataires existent et sont relativement accessibles financièrement grâce à un système de consigne sur les bracelets. De plus, leurs arguments de vente principaux sont aujourd’hui : d’apporter des mesures de performance des points de ventes ; l’élimination des espèces et meilleure traçabilité des encaissements ; l’observation d’une augmentation du CA et d’une meilleure expérience client grâce au cashless. 

Cette solution est idéale pour les événements souhaitant accroître les ventes sur les stands afin de mettre en place de nouvelles bonnes pratiques.