Un événement, peu importe sa nature et sa taille, a toujours des étapes récurrentes à anticiper. Vous trouverez ici une liste non exhaustive :
- Identifier la cible : En fonction des types de touristes que vous souhaitez attirer, par exemple familiale, professionnelle, etc., vous prévoyez une programmation et des animations différentes.
- Étude faisabilité : Il est important de réfléchir au projet en amont afin de s’assurer que les moyens déployés correspondent à votre cible et vous permettent d’anticiper le budget et le lieu nécessaire. De plus, monter un dossier au préalable est indispensable si vous souhaitez faire des demandes de subvention.
- La programmation : Quel que soit le type d’événement que vous souhaitez créer, il s’articulera autour d’une programmation qu’elle soit sportive, culturelle ou touristique accessible au grand public.
- Animation : La question des animations ne doit pas être à négliger, cela rend l’événement plus festif, et il faut que cela corresponde à la cible que vous souhaitez toucher tel que, par exemple, les familles en mettant à disposition des activités pour les enfants.
- Sécurité : En fonction du nombre de personnes accueillies, vous devrez prévoir du personnel ou des bénévoles pour la sécurité en fonction du type d’événement.
- Accueil visiteurs : Il est important de prévoir des aménagements et du personnel pour garantir un accueil de qualité. Cela démarre avec la signalétique pour venir, le parking, un acheminement facile vers les lieux et du personnel à l’entrée pour guider, informer et vérifier les billets si nécessaire.
- Accueil participants : Il est important de prévoir un accueil soigné de vos participants afin de garantir une bonne appréciation et un bon déroulement.
- Accueil équidés : Il est impératif de garantir des installations dédiées, de l’eau et de la nourriture pour les équidés ainsi que de l’espace pour les véhicules et le matériel dans des conditions satisfaisantes en termes de sécurité et de conditions sanitaires.
- Communication : Un événement est la meilleure occasion de faire connaître votre structure et vos services, assurez-vous de prévoir de l’affichage dans les alentours et de contacter la presse.
- Comptabilité : Un événement suscite de nombreux achats et nécessite un travail de suivi du budget prévisionnel et de comptabilité à anticiper.
Administration : De la même façon, des déclarations sont à prévoir auprès de la mairie pour la création d’un événement, de la SACEM pour la musique ou encore de l’Urssaf si vous embauchez du personnel à cette occasion.
